Les workflows sont un des éléments de base de Jira. Ils sont composés de statuts et de transitions.
Un statut : est une étape possible d’un ticket (ouvert, en attente en cours, terminé…),
Une transition : permet au ticket de passer à un autre statut.
Le workflow par défaut est le « Simplified ». Comme son nom l’indique, ce workflow est extrêmement simple et permet aux tickets d’évoluer entre 3 statuts sans restriction.
Evidemment ce workflow ne correspondra qu’à un nombre limité de situation :
L’objectif d’un workflow est de reproduire toutes les étapes possibles d’une demande, d’une tâche ou d’un projet.
Avec cette approche en tête, développer et personnaliser un workflow doit donc forcément passer par une compréhension fine du besoin des utilisateurs.
Pour construire un workflow adapté, il est donc nécessaire de se poser des questions relatives à la gestion de projet sous une forme simple :
- Quelles sont les étapes de ce projet ?
- Quel rôle et quelles responsabilités occupent nos collaborateurs à chaque étape ?
Pour les appliquer facilement aux workflows :
- Quels statuts doivent apparaitre dans ce workflow ?
- Qui doit avoir la possibilité de valider une transition et pour quels statuts ?
Sur cette dernière question, Jira permet plusieurs approches pour définir le rôle des utilisateurs et leur niveau de responsabilité.
Il est intéressant de noter que les workflows permettent également de manière native de gérer ces éléments grâce à 2 éléments personnalisables au niveau des transitions :
- Les conditions : qui permettent de rendre inaccessible l’accès à une transition si des conditions ne sont pas remplies (rôle de l’utilisateur, valeur de champ attendue…),
- Les validateurs : qui permettent à l’utilisateur de voir la transition mais sans pouvoir la valider.
Les workflows occupent une place centrale dans Jira, leur construction doit être un effort commun entre les équipes et les administrateurs Jira afin de réaliser des workflows simples d’utilisation mais tout en étant capable de refléter la complexité et les aléas de vos projets.
Rédaction : Benjamin, Expert Fonctionnel/Administrateur Jira
